Pierwsze wrażenie robi się tylko raz, czyli pierwszy kontakt uczestnika z wydarzeniem.

Pierwsze wrażenie robi się tylko raz, czyli pierwszy kontakt uczestnika z wydarzeniem.

Jednym z krytycznych etapów każdego wydarzenia jest pierwszy kontakt uczestnika z szkoleniem, targami czy innym projektem. Mówi się, że pierwsze wrażenie można zrobić tylko raz. I jest to prawda! Jeśli chcesz, aby uczestnicy pokochali twoje wydarzenia, zapoznaj się z kilkoma wskazówkami bazującymi na naszym doświadczeniu.

Organizacja wydarzeń może wydawać się prostą sprawą, jednakże ilość „słabych” realizacji pokazuje, że jest sporo do zrobienia w tym obszarze. Większość początkujących organizatorów podchodzi do konferencji jako do pojedynczego. Naszym zdaniem przemyślane i dobrze zaplanowane wydarzenie, może być środkiem do osiągania celi biznesowych i budowania długoterminowych relacji. Nie ważne, czy jest konferencja branżowa, impreza podsumowująca rok działalności firmy czy webinar.

Wszystko zaczyna się od zmiany podejścia do wydarzenia i jego uczestników: zaprojektuj podróż dla swoich gości. Mając do wyboru mnóstwo płatnych i darmowych wydarzeń, możesz mieć pewność, że Twoi uczestnicy są wymagający. Wyjdź naprzeciw ich potrzebom i zastanów się, co może ułatwić im znalezienie informacji, dokonanie rezerwacji, płatności oraz odnalezienie się w miejscu rejestracji. Określ krytyczne momenty, gdzie uczestnik styka się z Twoim projektem i bardzo dokładnie przeanalizuj. Spraw, żeby jeszcze przed oficjalnym otwarciem konferencji uczestnicy mieli dobre nastawienie.

Moment krytyczny 1: znalezienie informacji, rejestracja i zakup biletu

Podstawa to czytelna strona internetowa, na której znajdą się kluczowe informacji o programie, poprzednich edycjach czy lokalizacji. Jeśli w codziennej komunikacji z uczestnikami używasz Facebooka, upewnij się, że w każdym miejscu znajduje się przekierowanie do drugiej platformy.  Bardzo istotne jest, aby uczestnik z każdego miejsca na stronie mógł w łatwy sposób przejść do okna rejestracji. Postaraj się ułatwiać mu życie – umieść odnośnik na pasku menu, dodaje dodatkową sekcję na stronie. Sam formularz tez bardzo często zniechęca. Unikaj dużej ilości pytań i jeśli masz możliwość – stosuj listę podpowiedzi zamiast pytań owartych. Jeśli Twoi uczestnicy to grupa nie posługująca się na co dzień komputerem w pracy, spraw, żeby wszystkie kroki rejestracji były czytelne, a zarejestrowane osoby dostały automatycznie generowane potwierdzenia i faktury na maila. Wybierz system rejestracji, który umożliwia automatyczne płatności z najpopularniejszymi platformami (np. PayU czy PayPal). Na stronie z formularzem bezwzględnie musi znaleźć się także regulamin rejestracji.

Moment krytyczny 2: kilka dni przed konferencją

Na kilka dni przed konferencją uczestnicy zaczynają sprawdzać szczegóły logistyczne – gdzie znajduje się sala, od której strony można najłatwiej wejść do budynku, czy jest dostępny parking. Dobrym zwyczajem jest wysłanie wiadomości mailowej z wszystkimi informacjami i numerem kontaktowym do kogoś z obsługi. Możesz zrobić to dwukrotnie: na 2 tygodnie i na kilka dni przed konferencją. Poinformuj, czy należy ze sobą mieć drukowany bilet, wersją cyfrową na telefonie czy może wystarczy wyszukać nazwisko na liście gości.

Moment krytyczny 3: powitanie na miejscu oraz rejestracja

Dużo uczestników wybiera się na szkolenia bez kompana i czuje stres związany z koniecznością rozmawiania z nieznajomymi. Ułatw ten proces – poproś wolontariuszy o witanie gości i zapoznawanie ze sobą osób które pojawiły się same. Zadbaj szczególnie o prelegentów i wydeleguj wolontariusza, która odpowie na ich pytania czy pomoże w przetestowaniu prezentacji. Jeśli dla uczestników przewidziane są certyfikaty, poinformuj przy stanowisku rejestracji kiedy i gdzie będą do odebrania. I pamiętaj, że jest jedna rzecz, dzięki której uczestnicy będą Cię uwielbiać: PORANNA KAWA!

Wejdź w skórę uczestnika!

Każde wydarzenie jest inne, więc nie można przygotować jednego, idealnego scenariusza. Każdorazowo trzeba przeanalizować grupę docelową dla której przygotowujemy wydarzenie, jej zwyczaje, zachowania. Inne aspekty mogą być przeszkodą dla farmaceutów, młodych startupowców czy dyrektorów szpitali. Postaraj się wejść w skórę swoje uczestnika i spojrzeć z jego perspektywy na Twój projekt!

By |2018-10-08T13:48:24+00:00Październik 8th, 2018|know-how, komunikacja|0 Comments